Nieuwe Vario tool zorgt voor een beter centraal beheer van contracten

Alle contracten voor aankopen die via de centrale aankoopdienst verlopen, worden sinds kort centraal beheerd via de nieuwe Vario tool. Johan Van Heulebrouck, coördinator facilitaire diensten, overloopt in dit artikel de belangrijkste voordelen van dit centraal beheer.

Evolutie periode 2017 tot 2022

Eind 2017 is er een centralisatietraject gestart van de aankopen via de uitbouw van de centrale aankoopdienst. Bij aankopen horen contracten, en zo ontstond de behoefte aan een beter en centraal beheersysteem. Een groot deel hiervan zijn onderhoudscontracten van apparatuur die wordt aangekocht.

In het verleden werden deze contracten decentraal beheerd via een verspreid archief. Hierdoor had je niet altijd de laatste of de juiste versie. Bij gebrek aan duidelijke richtlijnen, werden contracten ook vaak getekend door het diensthoofd in plaats van door de algemeen directeur, waardoor ze niet rechtsgeldig waren. Soms gingen contracten zelfs verloren: zo ontstond meer en meer de behoefte aan een gestructureerd en centraal beheer.

Waar staan we vandaag?

Sinds kort is de contracttool Vario Software met succes in gebruik genomen. Hierdoor is er een veel efficiëntere afhandeling van een contract mogelijk: van contractvoorstel tot en met de ondertekening van het contract. De contracten worden centraal beheerd op één plaats door de contractbeheerders Lieve De Schepper en Jana Maertens en zijn raadpleegbaar door alle gebruikers. Alle communicatie verloopt geïntegreerd via de nieuwe tool.

Welke aankoop- en onderhoudscontracten zijn vandaag al gecentraliseerd?

1
Medische toestellen en- uitrusting (excl. labo- en apotheektoestellen): operatietafels, echografietoestellen, microscopen, …
2
Onderhoudscontracten voor medische toestellen en -uitrusting
3
Niet-steriel medisch verbruiksmateriaal: verbanden, mondmaskers, onderzoekshandschoenen, …
4
Voeding: koffie, belegde broodjes, dieetvoeding, …
5
Meubilair (alle niet-ingebouwd meubilair), zowel medisch als kantoormeubilair: bureaustoel, ladeblok, verpleegwagens, …
6
Was en linnen
7
Drukwerk, communicatie en public relations
8
Diensten zoals verzekeringen, leningen, veiligheidsdiensten, …

Op termijn kunnen er bijkomende aankoopcategorieën gecentraliseerd worden.

Wat zijn de grootste voordelen van de Vario Tool?

1
Uniform. Op een eenvoudige en uniforme manier kunnen contracten aangemaakt, gewijzigd, verlengd en stopgezet worden.
2
Toegankelijk. Elke betrokkene heeft toegang tot deze contract-tool en kan de contracten die onder zijn/haar beheer vallen terugvinden en raadplegen. Wijzigingen in het contract kunnen in Vario gevraagd worden via het aanmaken van een ‘actie’. De contractbeheerders krijgen hiervan melding zodat deze acties vlot kunnen opgevolgd en uitgevoerd worden.
3
Proactief. Er wordt gestreefd naar een proactief contractbeheer. Als een vervaldag nadert, krijgen de contractbeheerders hiervan melding en kunnen zij intern tijdig aftoetsen of het contract al dan niet verlengd, stopgezet of gewijzigd moet worden.
4
Eén aanspreekpunt. De technisch beheerders hebben één aanspreekpunt waarbij ze terechtkunnen met al hun vragen over contracten, bijvoorbeeld: bestaat er al een contract, wat is de looptijd, wie is er allemaal bij betrokken, …

Bijkomende voordelen

1
Minder briefwisseling en klassement. Alle informatie is zichtbaar voor alle betrokkenen in Vario.
2
Automatische back-ups. Verlies van contracten is niet langer mogelijk.

Dankzij de Vario Tool kunnen we stapsgewijs een standaard onderhoudscontract opstellen. Zo zien we niets over het hoofd. Er komen ook automatische meldingen als een contract bijna komt te vervallen. Wijzigingen verlopen eveneens via deze tool. Kortom: een professionele aanpak van contracten.

Filip Serryn - Technisch beheerder

De nieuwe contract-tool Vario maakt het mogelijk om contracten efficiënter te verwerken en dit vanaf het contractvoorstel tot en met de ondertekening van het contract.

Lieve De Schepper - Contractbeheerder