Succesvolle omschakeling naar één geïntegreerd digitaal patiëntendossier

In het AZ Sint-Jan Brugge-Oostende werd zowel de zorgmodule als het elektronisch medicatievoorschrift van KWS (Klinisch Werkstation van Nexuz Health) in gebruik genomen. Na campus Henri Serruys in 2020, volgden in april 2021 de campussen Sint-Jan en SFX. Met deze grote stap delen de zorgverleners nu alle relevante informatie over patiënten in één digitaal patiëntendossier.

Wat is het KWS?

Het KWS staat voor Klinisch Werkstation. Via het KWS vinden alle zorgverleners de nodige en actuele informatie terug over de patiënt en delen ze deze met elkaar via één platform: nl. artsen, verpleegkundigen, zorgkundigen, logistiek assistenten, kinesitherapeuten, diëtisten, sociaal werkers, ergotherapeuten, psychologen, logopedisten, audiologen, medical management assistants en administratieve medewerkers. Dat informatie over de patiënt vlot en veilig onder zorgverleners in het ziekenhuis gedeeld kan worden is zeer belangrijk om de veiligheid en de continuïteit van de zorg te garanderen.

Welke info vind je terug in de modules die in 2021 in gebruik genomen werden?

1
Zorgmodule. In deze module wordt de zorg aan de patiënt gepland en geregistreerd.
2
Elektronisch medicatievoorschrift. De arts kan in deze module de medicatie voor de patiënt voorschrijven, de verpleegkundigen kunnen het voorschrift raadplegen en de medicatietoediening registreren. Door een koppeling met het apotheekpakket kan de apotheek instaan voor facturatie en distributie van geneesmiddelen.

Hoe verliep dat vroeger?

Vroeger noteerden artsen en andere zorgverleners alles in een papieren dossier. Dit had enkele nadelen, o.a. niet alle informatie was leesbaar en papieren dossiers moesten van het ene punt naar het andere gebracht worden om geraadpleegd te kunnen worden. Het ziekenhuis werkt al meer dan 10 jaar met een digitaal patiëntendossier, maar dit dossier was enorm versnipperd en veel zaken werden nog op papier geregistreerd. Er waren aanvankelijk verschillende applicaties: o.a. één voor de zorg, één voor de arts en één voor medicatie. De artsen hadden destijds een apart dossier en deelden hiervan slechts een stukje met andere zorgverleners. De raadpleegbaarheid van gegevens werd hierdoor enorm bemoeilijkt. Om een antwoord te vinden maakte het ziekenhuis de keuze voor het elektronisch patiëntendossier KWS van Nexuz Health.

Wat is het grote voordeel van het geïntegreerd patiëntendossier?

1
Toegankelijkheid. Alle zorgverleners delen informatie over de patiënt in één elektronisch patiëntendossier. Dit is essentieel om kwalitatieve en veilige patiëntenzorg te bieden.
2
Volledigheid. Het KWS laat toe om een meer volledige registratie te doen van de zorg die aan de patiënt gegeven wordt.

Welke bijkomende voordelen zijn er?

1
Breed overzicht. Andere ziekenhuizen in de regio en ook een thuiszorgorganisatie werken eveneens met KWS, waardoor je een nog beter overzicht hebt van een patiënt. De verpleegkundigen kunnen bijvoorbeeld de parameters zien van het verblijf in een ander ziekenhuis.
2
Ook toegankelijk voor patiënten. Je kan als patiënt ook je eigen dossier deels raadplegen via MyNexuz: ontslagpapieren, attesten van medicatie, … In de nabije toekomst wenst het ziekenhuis ook de mogelijkheid te benutten om via deze weg patiënten te laten participeren in hun zorg. Bv. door het invullen van een logboek of een preoperatieve vragenlijst.

Waarom was het ziekenhuis hier baanbrekend in?

Het AZ Sint-Jan heeft als eerste ziekenhuis zowel de zorgmodule als het elektronisch medicatievoorschrift in één keer omgeschakeld op alle diensten van een volledige campus. Deze werkwijze leverde enkele voordelen op:

1
De twee modules staan met elkaar in verband. Als een arts een medicatievoorschrift aanmaakt dan ziet hij of zij bijvoorbeeld of er een allergie geregistreerd is in het medisch dossier.
2
Het ziekenhuis besefte dat de verandering een grote impact heeft op de werking en van medewerkers telkens energie vraagt. We wilden de belasting van medewerkers beperken tot één moment.
3
De eerstelijnsondersteuning die nodig is bij dergelijke verandering kan met deze werkwijze beter georganiseerd worden.

Wanneer vond de omschakeling plaats?

De uitrol gebeurde per stad. Campus Oostende was al in november 2020 overgeschakeld, in april 2021 volgden de campussen in Brugge: Sint-Jan en SFX.

Wie maakte dit alles mogelijk?

De implementatie werd succesvol gerealiseerd en is een realisatie van meerdere partijen, nl. artsen, verpleegkundigen, paramedici, de diensten ICT, apotheek en het leercentrum. Op de verschillende diensten leidden we key users en referentie-artsen extra op zodat zij in staat waren om collega’s met raad en daad bij te staan. Hun ambassadeursrol was ook cruciaal in het succes van deze onderneming.

Overzicht van de investeringen ter ondersteuning

1
Materiaal. Er werd geïnvesteerd in nieuwe mobiele werkstations met een groter scherm en een betere autonomie van de batterij.
2
Opleiding. Een nieuw patiëntendossier in gebruik nemen, doe je niet zomaar. De eindgebruikers kregen de nodige uitleg via e-learnings en klassikale opleidingsmomenten. In 2021 werd er in functie van KWS voor 11.279 uren aan opleiding gevolgd door artsen, verpleegkundigen, zorgkundigen en paramedici.
3
Eerstelijnsondersteuning bij de opstart. Om de omschakeling zo vlot mogelijk te laten verlopen stond de eerste 2 weken ‘het klokje rond’ een uitgebreid team specialisten klaar voor onze medewerkers, nl. 4 vroegdiensten, 6 dagdiensten en 5 laatdiensten. Ook in het weekend en ’s nachts werd een zekere service gegarandeerd. De eerstelijnsondersteuning bestond uit: coachingmedewerkers, probleemoplossing en communiceren van terugkerende aandachtspunten.